Kondisi Ideal & Realita
Dalam kondisi ideal, sebuah perusahaan berjalan seperti satu tubuh. Begitu tim sales menutup kesepakatan, gudang langsung tahu barang apa yang harus disiapkan, bagian keuangan tahu kapan tagihan akan masuk, dan HR tahu siapa yang layak mendapat apresiasi. Setiap keputusan diambil dari data yang sama, dan tidak ada yang perlu bertanya dua kali soal angka yang seharusnya sudah jelas.
Realitanya jauh berbeda di banyak perusahaan menengah di Indonesia. Presensi dicatat di satu aplikasi, gaji dihitung di spreadsheet yang rawan rumus rusak, pengajuan cuti lewat pesan singkat ke atasan, dan data stok baru diketahui setelah seseorang turun langsung ke gudang. Setiap divisi punya versinya sendiri tentang kondisi perusahaan, dan menyatukannya butuh rapat, rekap manual, serta waktu yang tidak sedikit.
Problem & Statement
Masalah utamanya bukan kurangnya aplikasi, tapi terlalu banyak aplikasi yang tidak saling bicara. Data yang tersebar membuat kesalahan kecil merambat jauh. Satu salah ketik di spreadsheet gaji bisa berujung potongan BPJS yang keliru, dan satu retur barang yang tidak tercatat bisa membuat laporan stok dan laporan keuangan sama sama melenceng.
Masalah kedua adalah proses persetujuan yang tidak punya jejak. Ketika cuti, lembur, atau klaim perjalanan disetujui lewat obrolan, perusahaan kehilangan catatan siapa menyetujui apa dan kapan. Hal ini menyulitkan audit sekaligus membuka ruang salah paham antara karyawan dan atasan.
Masalah ketiga adalah banyaknya ERP yang tersedia justru dirancang untuk konteks luar negeri. Istilahnya asing, aturan pajaknya tidak sesuai, dan alurnya dipaksakan ke perusahaan yang cara kerjanya berbeda.
Maka pertanyaannya menjadi sederhana. Bagaimana perusahaan di Indonesia bisa menjalankan seluruh operasionalnya dari satu sumber data yang sama, dengan alur yang sesuai cara kerja mereka sendiri, tanpa harus belajar sistem yang terasa asing?
Solusi
Aistech ERP menjawab masalah itu dengan menyatukan semua proses bisnis ke dalam satu sistem yang saling terhubung. Ketika tim penjualan membuat Sales Order, data itu mengalir ke pengiriman barang di gudang, lalu ke tagihan, lalu ke catatan keuangan, tanpa perlu diketik ulang di tempat lain.
Setiap pengajuan punya jejak yang jelas. Karyawan mengajukan cuti, lembur, atau perjalanan dinas lewat Portal Karyawan, atasan menyetujui dari kotak persetujuan yang sama, lalu keputusan tersebut tercatat lengkap dengan waktu dan alasannya. Atasan juga wajib melihat detail pengajuan lebih dulu sebelum menyetujui atau menolak, sehingga keputusan tidak diambil asal klik.
Sistem ini juga dibangun dengan bahasa dan aturan yang akrab bagi perusahaan Indonesia. Perhitungan gaji sudah memperhitungkan BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, lembur, THR, dan PPh 21, sementara modul pajak menyiapkan pelaporan ke DJP. Hasilnya, tim bisa fokus pada pekerjaan yang bernilai, bukan pada menyamakan angka antar divisi.
Daftar Fitur per Modul
Aistech ERP terdiri dari sepuluh modul utama yang bisa diakses dari satu dashboard.
Dashboard. Halaman pertama setelah masuk, berisi tombol check in harian, riwayat check in per bulan, pintasan ke seluruh modul, dan daftar halaman yang terakhir dibuka supaya pengguna bisa langsung melanjutkan pekerjaannya.
Portal Karyawan. Ruang pribadi untuk semua karyawan lintas divisi. Di sini karyawan bisa melihat presensi, mengajukan dan membatalkan cuti atau izin, mengajukan lembur lengkap dengan bukti, membuka slip gaji dengan verifikasi kata sandi, melihat jadwal shift, mengajukan perjalanan dinas dan dana talangan, serta menyetujui pengajuan bawahan dari satu kotak persetujuan.
Human Capital. Modul untuk tim HR mengelola seluruh siklus karyawan. Mulai dari data dan kontrak karyawan, proses onboarding dan offboarding termasuk serah terima aset dan hak akses, presensi dan shift, cuti, perjalanan dinas, sampai payroll dengan komponen gaji yang bisa dihitung dari nominal tetap, persentase, atau formula. Modul ini juga punya pengelola template surat resmi perusahaan.
CRM. Alat bantu tim sales mengelola peluang bisnis dari awal. Tersedia pengelolaan peluang, kontak, dan organisasi pelanggan, pencatatan tugas dan aktivitas, serta dashboard performa sales yang menampilkan tren peluang dan tingkat kemenangan tiap sales.
Selling. Mengurus alur penjualan dari Quotation, Sales Order, Delivery Order, sampai Retur Order. Retur di sini mendukung tiga pihak, yaitu pelanggan, perusahaan, dan vendor, sehingga barang cacat dari pabrik bisa diteruskan klaimnya ke vendor. Bagian invoicing mencakup invoice penjualan, riwayat pembayaran, dan umur piutang.
Buying. Mengurus alur pembelian dari Purchase Request, Purchase Order, Goods Receipt, sampai Retur Barang ke vendor. Tersedia juga pengelolaan invoice vendor, permintaan pembayaran, termin pembayaran, dan tagihan.
Inventory. Mencatat item dan gudang, stok terkini, riwayat pergerakan stok, penerimaan dan pengiriman barang termasuk barang retur, rekonsiliasi stok, serta penyusutan aset.
Accounting. Menyimpan bagan akun, jurnal umum, jurnal memorial yang bisa disimpan sebagai draf, diposting, atau dibatalkan, periode akuntansi, buku besar, neraca, neraca saldo, dan jejak audit keuangan.
Finance. Mengelola uang keluar dan masuk. Permintaan pembayaran dari vendor, payroll, dan klaim karyawan dikumpulkan di satu tempat, lengkap dengan status belum terbayar, sebagian, atau lunas. Modul ini juga mencakup budgeting per cost center, saldo akun, ringkasan pengeluaran, laporan laba rugi, rekonsiliasi bank, dan pelaporan pajak ke DJP.
Administrasi. Pusat pengaturan sistem. Admin bisa mengelola akun pengguna, membuat role dengan hak akses yang rinci per modul, mengatur saluran dan template notifikasi lewat email atau nomor telepon, serta memantau log aktivitas seluruh pengguna.
Bedanya dengan ERP Lain?
Pertama, Aistech ERP lahir dari konteks Indonesia, bukan hasil terjemahan. Bahasa antarmuka sepenuhnya Indonesia, dan aturan yang paling sering bikin repot seperti BPJS, PPh 21, THR, serta pelaporan DJP sudah menjadi bagian inti sistem, bukan tambahan yang harus dipasang terpisah.
Kedua, karyawan bukan sekadar objek data. Banyak ERP hanya memberi akses ke tim HR dan manajemen, sementara di Aistech ERP setiap karyawan punya Portal Karyawan sendiri untuk mengurus kebutuhannya. Beban administrasi HR berkurang karena pengajuan datang dalam format yang rapi dan lengkap sejak awal.
Ketiga, alurnya mengikuti cara kerja nyata, termasuk kasus yang sering dilupakan. Contohnya retur tiga pihak ketika barang cacat dari pelanggan ternyata berasal dari vendor, atau pembatalan cuti yang sudah disetujui tetapi tetap perlu persetujuan ulang. Kasus kasus seperti ini biasanya diselesaikan di luar sistem pada ERP lain.
Keempat, Aistech ERP dikembangkan oleh tim yang sudah terbiasa membangun sistem operasional yang kompleks, mulai dari sistem akademik, sistem informasi rumah sakit, sampai eProcurement. Pendekatannya berbasis produk yang sudah jadi, namun tetap terbuka untuk penyesuaian ketika kebutuhan klien memang berbeda.
Siapa yang Cocok untuk Menggunakan?
Aistech ERP paling cocok untuk perusahaan dan institusi menengah di Indonesia yang operasionalnya sudah melibatkan banyak divisi, namun masih mengandalkan spreadsheet dan aplikasi terpisah untuk menjalankannya.
Perusahaan distribusi, perdagangan, dan penyedia solusi teknologi akan merasakan manfaat terbesar, karena alur penjualan, pembelian, stok, dan retur mereka saling bergantung setiap hari. Organisasi dengan jumlah karyawan yang cukup banyak juga cocok, terutama yang punya shift, lembur, dan perjalanan dinas rutin, karena Portal Karyawan dan modul Human Capital memangkas pekerjaan administrasi yang berulang.
Di sisi peran, sistem ini melayani hampir semua orang di perusahaan. Pimpinan mendapat gambaran utuh untuk mengambil keputusan, tim HR, keuangan, akuntansi, sales, dan gudang bekerja dari data yang sama, dan setiap karyawan bisa mengurus kebutuhannya sendiri tanpa harus bolak balik bertanya. Bagi perusahaan yang ingin tumbuh tanpa ikut menambah kerumitan administrasi, Aistech ERP adalah fondasi yang tepat untuk memulainya.
