Bagi instansi dengan ratusan pegawai, urusan kepegawaian adalah pekerjaan yang tidak pernah berhenti. Data pegawai terus bertambah, jadwal kerja berganti, pengajuan cuti datang setiap minggu, dan dokumen penting harus selalu siap ketika dibutuhkan. Ketika semua itu masih dikelola lewat berkas fisik dan lembar kerja yang terpisah, bagian kepegawaian menghabiskan banyak waktu hanya untuk mencari dan mencocokkan data.
Simpeg hadir untuk merapikan pekerjaan itu. Sebagai Sistem Informasi Kepegawaian, Simpeg menyatukan seluruh urusan kepegawaian ke dalam satu sistem yang bisa diakses dari mana saja.
Data pegawai yang tertata sejak awal
Semua bermula dari data yang rapi. Melalui modul Master Data, admin mengelola data pegawai lengkap dengan NIP, jabatan, golongan, dan status kepegawaian, mulai dari PNS, CPNS, pegawai kontrak, hingga tenaga honorer. Data pendukung seperti struktur organisasi, daftar jabatan, golongan, jenjang pendidikan, dan hari libur juga dikelola dari tempat yang sama.
Karena seluruh modul lain bersumber dari data ini, perubahan cukup dilakukan sekali dan langsung berlaku di seluruh sistem. Tidak ada lagi data ganda atau versi yang saling bertentangan.
Kehadiran yang mengikuti pola kerja instansi
Setiap instansi memiliki pola kerja yang berbeda, terutama instansi pelayanan yang beroperasi hampir sepanjang hari. Simpeg memungkinkan admin mengatur shift kerja seperti shift pagi, siang, malam, atau jam kerja umum, lengkap dengan hari kerja, waktu kerja, dan lokasi kehadiran yang berlaku.
Data kehadiran kemudian terkumpul otomatis dalam rekap kehadiran. Bagian kepegawaian dapat memantau kedisiplinan pegawai tanpa harus menghitung manual dari daftar hadir.
Pengajuan cuti yang tercatat dan terpantau
Pengajuan cuti tidak lagi berpindah tangan lewat lembaran kertas. Admin dapat mengatur jenis cuti yang berlaku, lalu setiap pengajuan masuk ke sistem dan diproses melalui alur yang jelas, mulai dari ditanggapi, diterbitkan, hingga ditolak bila tidak memenuhi syarat. Seluruh riwayat cuti tersimpan dalam rekap cuti sehingga mudah ditelusuri kapan saja.
Dokumen kepegawaian dalam satu tempat
Surat keputusan, sertifikat, dan berkas penting lainnya sering tersebar di banyak lemari dan folder. Simpeg menyediakan modul Dokumen Kepegawaian untuk mengelola dan merekap dokumen setiap pegawai secara digital. Ketika dokumen dibutuhkan untuk kenaikan pangkat, mutasi, atau keperluan administrasi lain, semuanya bisa ditemukan dalam hitungan detik.
Akses yang terkendali
Tidak semua orang perlu melihat semua data. Melalui modul Manajemen User, admin dapat mengatur peran dan hak akses setiap pengguna, sehingga setiap orang hanya membuka informasi yang memang menjadi kewenangannya. Simpeg juga menyediakan modul Informasi untuk menyampaikan pengumuman kepada pegawai.
Menyesuaikan identitas setiap instansi
Simpeg dibangun di atas fondasi yang sama, namun tampilannya dapat disesuaikan dengan identitas masing masing instansi, mulai dari logo, nama instansi, hingga warna utama. Pegawai menggunakan sistem yang terasa milik instansinya sendiri, sementara fitur intinya tetap teruji dan stabil.
Kepegawaian yang lebih tenang
Di Aistech, kami percaya digitalisasi seharusnya tidak menambah beban baru. Simpeg dibangun mengikuti cara kerja bagian kepegawaian yang sudah berjalan, lalu membuatnya lebih tertata, lebih cepat, dan lebih mudah dipertanggungjawabkan.
Jika instansi Anda ingin mengelola kepegawaian dengan lebih rapi, tim Aistech siap berdiskusi untuk menyesuaikan Simpeg dengan kebutuhan instansi Anda.
