Aistech menyesuaikan produk ERP-nya untuk penyedia solusi teknologi yang ingin menyatukan operasi penjualan, pembelian, inventaris, keuangan, dan SDM ke dalam satu sistem. Lima kustomisasi utama dibuat agar sistem mengikuti cara kerja klien, yaitu pengembalian tiga pihak, Portal Karyawan, format penggajian, CRM, dan aturan jurnal. Hasilnya adalah desain lebih dari 550 layar di 11 modul, dan mulai Oktober 2026 modul CRM dan Penjualan akan diuji langsung oleh tim penjualan klien sebelum integrasi bertahap dengan modul lainnya.
Produk Dasar Aistech ERP
Aistech ERP adalah sistem terpadu yang menyatukan operasional perusahaan dalam satu tempat. Produk dasarnya mencakup pengelolaan karyawan, CRM, penjualan, pembelian, stok barang, akuntansi, keuangan, pajak, dan administrasi sistem, semuanya berbahasa Indonesia dan mengikuti aturan lokal seperti BPJS, PPh 21, serta pelaporan DJP.
Sebagai produk, fondasinya sudah dirancang saling terhubung. Data yang masuk di satu modul otomatis mengalir ke modul lain, misalnya penjualan yang langsung memicu pengiriman barang, tagihan, lalu pencatatan jurnal. Fondasi inilah yang kemudian disesuaikan agar cocok dengan cara kerja klien.
Permintaan Kustom dari Klien
Klien adalah perusahaan penyedia solusi teknologi yang menjual perangkat, lisensi, dan jasa ke berbagai pelanggan korporat dan instansi. Mereka meminta lima penyesuaian utama agar sistem mengikuti alur kerja yang sudah berjalan di internal mereka.
Retur tiga pihak: alur pengembalian barang yang melibatkan pelanggan, perusahaan, dan vendor asal barang dalam satu rangkaian yang tercatat.
Portal Karyawan: ruang mandiri bagi setiap karyawan untuk presensi, cuti dan izin, lembur, slip gaji, jadwal shift, perjalanan dinas, sekaligus kotak persetujuan bagi atasan.
Format gaji yang disesuaikan: Tabel perhitungan gaji yang meniru struktur lembar kerja gaji yang selama ini dipakai tim HR dan keuangan mereka.
CRM yang disesuaikan: pencatatan peluang, kontak, dan organisasi yang mengikuti cara tim sales mereka membangun relasi dengan pelanggan.
Jurnal yang disesuaikan: aturan pencatatan jurnal, penomoran, dan koreksi yang mengikuti kebijakan akuntansi internal mereka.
Problem dan Solusi
Setiap permintaan membawa masalah yang jarang ditangani ERP pada umumnya, karena lahir dari cara kerja spesifik klien.
Retur tiga pihak
Barang yang dikembalikan pelanggan sering kali cacat sejak dari pabrik. Di banyak sistem, retur berhenti di pelanggan dan perusahaan, sehingga biaya kerusakan yang sebenarnya bisa diklaim ke vendor justru ditanggung sendiri.
Solusinya, jenis retur berupa refund atau tukar barang dipilih sejak pengajuan dengan Sales Order sebagai dokumen acuan. Setelah disetujui, status berubah menjadi menunggu barang karena penerimaan fisik dicatat lewat gudang. Saat barang diterima, gudang menandai apakah kerusakan berasal dari vendor. Jika iya, klaim otomatis diteruskan ke alur retur pembelian ke vendor. Jika tidak, biaya dicatat sebagai beban perusahaan, sehingga terlihat jelas mana kerugian yang bisa dipulihkan dan mana yang tidak.
Portal Karyawan
Sebelumnya, pengajuan cuti, lembur, dan perjalanan dinas banyak disetujui lewat pesan singkat tanpa jejak. Atasan juga cenderung menyetujui tanpa membaca detail, dan HR harus merekap semuanya secara manual.
Portal Karyawan dibuat sebagai modul mandiri, terpisah dari modul HR, agar seluruh karyawan bisa mengaksesnya. Persetujuan dibagi dua lapis, yaitu atasan langsung di portal lalu persetujuan akhir di modul departemen terkait seperti HR atau keuangan. Atasan wajib membuka detail pengajuan sebelum bisa menyetujui atau menolak. Saat atasan cuti, ia menunjuk sendiri pengganti yang berwenang menyetujui, dan slip gaji hanya bisa dibuka setelah verifikasi kata sandi.
Format Gaji yang Disesuaikan
Tim HR dan keuangan klien terbiasa menghitung gaji di lembar kerja dengan lebih dari 40 kolom bertingkat. Isinya mencakup BPJS porsi perusahaan dan karyawan, perhitungan lembur, prorata absensi dan cuti, THR, natura, hingga akomodasi luar kota. Memaksa mereka pindah ke format generik berarti memaksa belajar ulang sekaligus membuka peluang salah hitung.
Solusinya adalah tabel yang meniru struktur lembar kerja tersebut. Kolom identitas seperti nama, jabatan, NIP, status pajak, dan masa kerja terkunci di kiri, sementara kolom angka bisa digeser ke samping dengan judul kolom dua tingkat seperti aslinya. Komponen gaji bisa dihitung dari nominal tetap, persentase, atau formula. Satu periode gaji juga bisa menampung beberapa entri terpisah, misalnya gaji bulanan dan THR. Keuangan mencairkan dana sekaligus, lalu HR membagikannya per karyawan.
CRM yang Disesuaikan
Penjualan klien sangat bergantung pada relasi personal jangka panjang dengan pengambil keputusan di sisi pelanggan. CRM pada umumnya hanya mencatat transaksi dan tahapan penjualan, bukan hal yang membuat relasi itu terjaga.
Karena itu, data kontak diperkaya dengan relasi keluarga, minat dan preferensi, serta tanggal penting seperti ulang tahun kontak dan keluarganya. Satu organisasi bisa berstatus pelanggan sekaligus pemasok, dan organisasi baru perlu disetujui sebelum aktif. Dashboard performa sales juga menampilkan wawasan kontak, seperti minat dan waktu interaksi yang paling sering muncul, untuk membantu sales menyiapkan pendekatan yang lebih personal.
Jurnal yang Disesuaikan
Kebijakan akuntansi klien menuntut setiap koreksi tetap terlacak. Jurnal yang sudah tercatat tidak boleh diubah diam diam, dan nomor jurnal harus bisa menunjukkan dari mana transaksi berasal.
Jurnal otomatis dari transaksi dikunci dan hanya bisa dikoreksi lewat dokumen sumbernya. Untuk entri manual tersedia Jurnal Memorial dengan validasi debit sama dengan kredit, minimal dua baris, dan tanggal yang dibatasi periode akuntansi yang masih terbuka. Draf bebas diubah, tetapi jurnal yang sudah diposting hanya bisa dibatalkan dengan alasan wajib. Saat dibatalkan, sistem otomatis membuat jurnal pembalik agar buku besar tetap seimbang. Penomoran jurnal dibedakan per sumber transaksi, filter akun bisa sampai level sub akun, dan laporan bisa diekspor ke Excel.
Alur Pengerjaan
Pengerjaan berjalan dari dokumen kerja klien menuju layar yang siap dikembangkan, dengan setiap keputusan penting dibahas lebih dulu sebelum digambar.
Menggali dokumen dan kebutuhan klien: tim mempelajari lembar kerja gaji, template laporan keuangan, dan catatan rapat per modul, lalu memecahnya menjadi daftar permintaan perubahan per modul.
Memetakan alur sebelum membuat layar: alur yang rumit seperti retur tiga pihak dipetakan dalam bentuk flowchart dan diulang hingga tiga versi sampai semua pihak sepakat.
Memutuskan kasus satu per satu: hal yang ambigu dibahas bersama, misalnya dokumen apa yang menjadi acuan retur atau kapan jenis retur ditentukan, supaya tidak ada asumsi yang terbawa ke pengembangan.
Merancang layar dengan pola yang konsisten: layar dibangun dengan design system yang sama, dan pola yang sudah teruji dipakai ulang, seperti retur penjualan yang mengikuti struktur retur pembelian.
Meninjau ulang setelah dibangun: setiap layar ditinjau kembali, direvisi bila perlu, dan setiap keputusan dicatat dalam dokumen desain yang terus diperbarui.
Merapikan dan mengaudit: seluruh layar diaudit agar penamaan, warna, dan gaya teks konsisten, disertai tinjauan aksesibilitas dan penulisan teks antarmuka.
Serah terima dan uji coba bertahap: desain diserahkan ke tim pengembang, lalu diuji langsung oleh pengguna di klien secara bertahap per modul.
Hasil & Output
Hasilnya adalah rancangan ERP lengkap dengan lebih dari 550 layar di 11 modul, dan modul CRM serta Selling kini masuk tahap uji coba oleh tim sales klien.
Retur tiga pihak: Alur retur penjualan lengkap dari pengajuan, persetujuan, penerimaan barang di gudang, hingga penerusan klaim ke vendor, beserta flowchart alurnya
Portal Karyawan: tujuh fitur mandiri untuk karyawan dan lima halaman detail persetujuan untuk cuti, izin, lembur, shift, dan perjalanan dinas
Format gaji: tabel gaji dengan 6 kolom identitas terkunci dan 43 kolom perhitungan berjudul dua tingkat, mengikuti lembar kerja asli klien
CRM: profil kontak dan organisasi yang lebih kaya serta dashboard performa sales dengan wawasan kontak
Jurnal: jurnal Memorial dengan status draf, diposting, dan dibatalkan, lengkap dengan jurnal pembalik otomatis
Selain itu, layar di modul yang sudah diaudit kini konsisten sehingga siap dikembangkan tanpa kebingungan soal penamaan maupun gaya visual.
Langkah Selanjutnya
Mulai Oktober 2026, tim sales klien menguji modul CRM dan Selling dalam pekerjaan sehari hari mereka. Integrasi ke modul lain berjalan bertahap setelahnya, satu per satu, agar setiap divisi punya waktu beradaptasi.
Masukan dari uji coba ini menjadi bahan penyempurnaan sebelum modul berikutnya diluncurkan. Pendekatan bertahap ini menjaga operasional klien tetap berjalan normal selama perpindahan ke sistem baru.
