Integritas dalam sebuah perusahaan tidak cukup dijaga lewat aturan tertulis. Ia membutuhkan saluran yang aman, tempat setiap orang bisa menyampaikan dugaan pelanggaran tanpa takut identitasnya terbongkar atau mendapat tindakan balasan. Berangkat dari kebutuhan itulah Kalla Group menghadirkan Whistleblowing System (WBS), sebuah kanal pelaporan resmi bagi karyawan, mitra, dan masyarakat untuk melaporkan dugaan pelanggaran terhadap prinsip tata kelola perusahaan yang baik.
Aistech mendapat kepercayaan untuk mewujudkan sistem tersebut. Bukan dari nol, melainkan dari sebuah desain yang sudah matang.
Berawal dari desain
Proyek ini memiliki alur yang sedikit berbeda dari kebanyakan proyek kami. Tim Kalla Group lebih dulu merancang WBS secara utuh di Figma. Mereka menyusun halaman publik untuk pelapor, formulir pelaporan, halaman pengecekan status, hingga panel admin untuk tim pengelola laporan. Desain itu kemudian diserahkan kepada Aistech untuk dikerjakan secara teknis, mulai dari sisi tampilan hingga sistem di belakangnya.
Bagi kami, bekerja dari desain yang dibuat klien adalah bentuk kepercayaan tersendiri. Tim Kalla Group sudah memahami kebutuhan pengguna dan alur kerja internal mereka. Tugas kami adalah memastikan setiap layar yang dirancang benar benar bisa dijalankan, aman, dan dapat diandalkan dalam jangka panjang.
Menerjemahkan layar menjadi sistem
Desain menunjukkan apa yang dilihat pengguna. Sistem harus menentukan apa yang terjadi di balik setiap tombol. Di tahap ini, tim Aistech membangun front end yang setia pada rancangan visual Kalla Group, lalu menyusun back end yang mengatur seluruh alur laporan.
Setiap laporan yang terkirim menghasilkan kode unik. Kode inilah yang menjadi kunci bagi pelapor untuk memantau perkembangan laporannya tanpa perlu membuat akun atau membuka identitas. Halaman pengecekan status dilengkapi CAPTCHA untuk mencegah akses otomatis yang tidak bertanggung jawab. Sistem juga menyimpan lampiran pendukung seperti foto dan dokumen, karena laporan dengan bukti lebih mudah ditindaklanjuti.
Ada pula aturan kecil yang dampaknya besar. Pelapor bisa membatalkan laporannya, tetapi hanya selama laporan masih berstatus terkirim. Begitu admin mulai memverifikasi, tombol pembatalan otomatis dinonaktifkan agar proses penanganan tidak terganggu.
Sisi pelapor, mudah dipahami dan terasa aman
Halaman utama WBS dirancang untuk menumbuhkan keberanian melapor. Pengunjung disambut pesan dari pimpinan perusahaan tentang komitmen terhadap tata kelola yang bersih, dilanjutkan dengan penjelasan singkat mengenai WBS. Tujuh jenis indikasi pelanggaran ditampilkan dengan jelas, mulai dari korupsi, penyuapan dan gratifikasi, benturan kepentingan, hingga pelanggaran kode etik bisnis dan perilaku. Pengunjung juga bisa mengunduh Buku Saku WBS dan panduan Kode Etik Bisnis dan Perilaku, serta membaca info terkini seputar kampanye integritas perusahaan.
Alur pelaporan digambarkan dalam enam langkah sederhana, dari menemukan pelanggaran hingga laporan berhasil diproses. Formulirnya mengarahkan pelapor untuk menyusun laporan berdasarkan unsur apa, siapa, di mana, kapan, dan bagaimana, sehingga laporan yang masuk lebih lengkap sejak awal.
Setelah laporan terkirim, pelapor tidak dibiarkan menunggu tanpa kabar. Lewat halaman Cek Status Laporan, pelapor bisa melihat data laporannya, mengikuti perkembangan status dalam bentuk linimasa, dan berkomunikasi dua arah dengan tim WBS melalui fitur chat. Semua percakapan dijaga kerahasiaannya, dan pelapor tidak diwajibkan mengungkap identitas kecuali memilih untuk melakukannya.
Sisi admin, alur penanganan yang berjenjang
Di balik layar, tim pengelola WBS bekerja melalui panel admin. Seluruh laporan tersaji dalam tabel yang memuat kode unik, jenis pelanggaran, pihak terlapor, unit kerja, lokasi, hingga perkiraan tanggal kejadian. Admin dapat mencari, menyaring, dan mengekspor data laporan ke Excel untuk kebutuhan pelaporan internal.
Yang paling penting, sistem mengikuti jenjang penanganan yang berlaku di Kalla Group. Sebuah laporan bergerak dari verifikasi admin, peninjauan Komite WBS, peninjauan tim investigasi, hingga peninjauan direksi, sebelum akhirnya dinyatakan selesai dengan status terbukti atau tidak terbukti. Setiap perpindahan status langsung tercermin di halaman pelapor, sehingga kedua sisi selalu melihat informasi yang sama.
Serah terima, lalu terus berjalan
Setelah seluruh fitur selesai dibangun dan diuji, sistem diserahterimakan kepada Kalla Group untuk dikelola secara mandiri. Hingga hari ini, WBS masih digunakan sebagai kanal pelaporan resmi Kalla Group dan dapat diakses melalui situs resminya di kalla.co.id/wbs.
Bagi Aistech, sistem yang terus dipakai setelah serah terima adalah ukuran keberhasilan yang paling jujur. Artinya sistem tersebut bukan hanya selesai dikerjakan, tetapi benar benar menjadi bagian dari cara kerja organisasi.
Yang kami bawa dari proyek ini
Proyek WBS menunjukkan bahwa kolaborasi tidak selalu harus dimulai dari halaman kosong. Ketika klien sudah memiliki rancangan yang jelas, peran kami adalah menjaga agar rancangan itu tidak kehilangan maknanya saat diterjemahkan menjadi kode. Setiap aturan, status, dan interaksi harus bekerja persis seperti yang dibutuhkan penggunanya.
Apa pun titik awal sebuah organisasi, baik masih berupa gagasan, sudah memiliki desain, maupun membutuhkan pengembangan dari sistem yang ada, Aistech siap masuk di tahap yang paling dibutuhkan dan mengawalnya hingga sistem benar benar berjalan.
